Provavelmente, você já viveu ou presenciou a seguinte situação: um colaborador sai da empresa, e alguns processos que antes andavam bem simplesmente começam a falhar, ou deixam de acontecer. Mas, se ninguém é insubstituível, por que isso ocorre?  

     A resposta é simples: falta de processos. É mais comum do que deveria que processos não sejam claramente definidos, e muito menos documentados. Dessa forma, quando um colaborador sai da empresa, ou apenas fica doente, as atividades que ele realiza e como ele as realiza estão gravadas apenas na cabeça dele. 

     Por isso, processos definidos e organizados são extremamente importantes para as operações de todas as áreas de uma empresa.  

     Mas, ter workflows vai muito além disso: ao ter um fluxo de trabalho claro e definido, as chances de erro diminuem muito, e essa clareza do processo facilita otimizações dele, quando possível. 

     O que é um workflow? 

     Um workflow, ou fluxo de trabalho, é uma sequência de passos ou atividades que devem ser realizadas para alcançar um objetivo específico.  

     Por exemplo, um workflow de vendas pode envolver desde a prospecção de clientes até o fechamento do negócio, passando por diversas etapas como qualificação, apresentação, negociação e pós-venda. 

     Os workflows podem ser manuais, quando dependem da intervenção humana para serem executados, ou automatizados, quando são realizados por meio de ferramentas tecnológicas que automatizam as tarefas. 

     Mas por que é importante ter workflows definidos e automatizados? Quais são os benefícios dessa prática para as empresas e para os profissionais? Você vai descobrir tudo isso nesse artigo. 

     Benefícios dos workflows definidos e automatizados 

     Ter workflows definidos e automatizados traz uma série de vantagens para os processos internos e externos de uma empresa. Veja alguns dos principais benefícios: 

• Aumento da produtividade: ao eliminar as tarefas manuais e desnecessárias, os fluxos de trabalho automatizados permitem que os colaboradores se concentrem nas atividades mais estratégicas e criativas, otimizando o tempo e o desempenho. 

• Redução de custos: ter um workflow definido, seja ele automatizado ou não, a empresa diminuiu os erros humanos e os retrabalhos. Os workflows automatizados contribuem ainda mais para a economia de dinheiro e a melhoria da qualidade dos serviços ou produtos oferecidos. 

• Melhoria da comunicação: ao padronizar os fluxos de informação e facilitar o compartilhamento de dados entre as equipes, os workflows melhoram a comunicação interna e externa, evitando ruídos e conflitos. 

• Aumento da satisfação: ao agilizar os processos e entregar resultados mais rápidos e eficazes, um fluxo de trabalho eficiente aumenta a satisfação dos clientes e dos colaboradores, gerando mais fidelização e engajamento. 

• Aprimoramento da gestão: os workflows fornecem indicadores de desempenho e eficácia que auxiliam na tomada de decisão e na identificação de oportunidades de melhoria. 

     Como implementar workflows eficientes na sua organização 

     Para implementar workflows eficientes na sua organização, é preciso seguir alguns passos básicos. Veja quais são eles: 

• Mapear os processos existentes: o primeiro passo é identificar quais são os processos que precisam ser otimizados, analisando as suas características, objetivos, entradas, saídas, responsáveis e recursos envolvidos. 

• Definir os requisitos e as regras: o segundo passo é definir quais são os requisitos e as regras que devem ser seguidos pelos workflows, estabelecendo os critérios, as condições, as exceções e as validações necessárias. 

• Escolher as ferramentas adequadas: o terceiro passo (e mais importante) é escolher as ferramentas tecnológicas que vão auxiliar na automação dos workflows, levando em conta a compatibilidade, a funcionalidade, a usabilidade e o custo-benefício das soluções disponíveis no mercado. 

• Desenhar e testar os workflows: o quarto passo é desenhar os workflows usando as ferramentas escolhidas, representando graficamente as etapas, as transições, os eventos e as ações que compõem cada fluxo de trabalho. Em seguida, é preciso testar os workflows em um ambiente controlado, verificando se eles funcionam conforme o esperado e se não apresentam falhas ou inconsistências. 

• Implementar e monitorar os workflows: o quinto passo é implementar os workflows no ambiente real, comunicando aos envolvidos sobre as mudanças nos processos e treinando-os para usar as ferramentas adequadamente. Por fim, é preciso monitorar os workflows constantemente, acompanhando os indicadores de desempenho e avaliando se eles estão atingindo os objetivos propostos. 

     Nintex: a ferramenta líder mundial para criar e executar workflows 

     Como dissemos acima, o mais importante é a escolha das ferramentas. Nesse sentido, o Nintex é uma ótima opção – principalmente por ser uma plataforma que reúne diversas soluções automação de processos, desde a modelagem dos fluxos de trabalho até a execução das etapas automatizadas.  

     O Nintex Workflow é uma ferramenta low code, ou seja, os fluxos de trabalho podem ser criados sem que nenhuma linha de código de programação precise ser desenvolvida. Outra vantagem é a integração total com o SharePoint e com outras plataformas externas, o que facilita o fluxo de aprovações e o tráfego de informações quando necessário.  

     O Nintex possui outros módulos que possibilitam a gestão de processos e a criação das automações de tarefas repetitivas. O uso de todo o ecossistema Nintex tem resultados ainda mais expressivos.  

     Se você quer conhecer melhor como funciona o Nintex, entre em contato com a nossa equipe.